Als ondernemer met veel personeel in dienst kom je er niet onderuit dat er eens in de zoveel tijd vergaderd moet worden. Bij de meeste mensen is dat niet de favoriete bezigheid. Een goede vergadering verloopt snel en effectief en is ook nog gezellig. Boek nu een vergaderruimte in Amsterdam. Zo organiseer jij een grote vergadering.
Een ruimte regelen
Het begint allemaal bij een geschikte locatie. Dit kan gewoon op kantoor, maar als er veel externen komen kan de eigen locatie in sommige gevallen een beetje te klein zijn. Bovendien zullen externen soms te ver moeten reizen. In dat geval is het slim om een andere locatie te boeken. Er zijn ontzettend veel mooie grote vergaderruimtes te huren, bijvoorbeeld op www.amsterdamoffices.nl.
Wees een gastheer
Wees een gastheer voor de mensen die komen vergaderen. Is er catering aanwezig op locatie? Maak daar dan gebruik van. Zorg anders dat er voldoende koffie en thee en iets lekkers aanwezig is. Als mensen van ver moeten komen, zorg dan dat er ook een lunch of ander hapje voor ze klaar staat, zodat ze niet met een lege maag terug de auto in moeten.
Helder schema
Wat moet er besproken worden tijdens de vergadering? Zet dat op een rijtje en wijs een voorzitter aan die de vergadering leidt en het woord geeft. Probeer algemene rondjes zoveel mogelijk te vermijden, die nemen vaak onnodig veel tijd in beslag. Las in plaats daarvan aan het begin, halverwege en aan het einde van de vergadering een moment in waar mensen eventuele opmerkingen of vragen kunnen delen.
Blijf actief
Iedereen dut in wanneer ze urenlang alleen maar moeten luisteren. Tijdens een vergadering is het natuurlijk niet heel wenselijk dat je collega’s in slaap vallen. Houdt de vergadering daarom actief. Dit doe je met bijvoorbeeld een aantrekkelijke powerpoint en korte brainstormsessies in groepjes, waarbij je collega’s actief aangespoord worden om mee te denken, zonder dat het een kakofonie aan meningen wordt.
Voldoende pauze
Tot slot: las voldoende pauzes in tijdens de vergadering. Om het zo productief en helder mogelijk te houden moet er ieder uur wel even gepauzeerd worden. Geef mensen in de pauze de mogelijkheid om even naar buiten te gaan, zodat ze even bij kunnen komen van de bedompte vergaderruimte. En ben je nog op zoek naar een geschikte vergaderruimte in Amsterdam? Laat je dan informeren door een aantal locaties en maak een keuze die aansluit bij jouw behoeftes!